מאת בוב דרובדליץ' - הכותב הינו מומחה בינלאומי בפיתוח מנהלים.
המונח Onboarding (תוכנית קליטה וחניכה לעובד חדש) הוא באזז עכשווי בעולם הארגוני, ויש השקעה הולכת וגדלה בתחום זה, בעיקר בקרב עובדים זוטרים.
לעתים קרובות אנו מחליטים להזניח את התהליך של חניכה אמיתית למנהלים, כי אנו חוששים להעליב את המנהל החדש בכך שנחייב אותו לתהליך הנחשב כמיועד לעובדים בדרגים נמוכים יותר, או בכך שנגרום לו להבין שאנו חושבים שהוא זקוק לסיוע מיוחד.
זהירות היתר הזו אינה מוצדקת, ואפילו מסוכנת, בהתחשב במספר המגויסים הטריים לתפקידי ניהול בכירים אשר נכשלים בתפקידם.
מדוע תהליך קליטה וחניכה למנהלים הוא כה חשוב?
הקליטה והחניכה של מנהלים במשרות מפתח היא קריטית אפילו יותר מאשר קליטה וחניכה של עובדים אחרים, לאור הציפיות הגבוהות בהרבה שמנהלים אלה עומדים מולן, וכן לאור האימפקט הרחב שיהיה לתפקוד המנהלים הללו על הצלחתו או כישלונו של הארגון.
הדרישה ממנהלים לעמוד בקצב לימוד מתמיד, גדלה באופן דרמטי בשנים האחרונות. דרישות כאלה גובות מחיר. 40% מהמגויסים או המקודמים לתפקידי מפתח, נכשלים בתוך 24 החודשים הראשונים. יותר מזה, הוערך שכישלון ועזיבה של מנהל חדש יכולים לעלות לארגון פי 2 או 3 מעלות משכורתו של אותו מנהל.
בין הסיבות הכלליות לכישלונם של מנהלים חדשים, ניתן למנות:
- התאמה תרבותית לא מספקת לארגון
- חוסר יכולת לפתח צוותים אפקטיביים
- הבנה לקויה של הפוליטיקה הפנימית של הארגון
- חוסר תהליך הטמעה
- חוסר הבנה של ציפיות ההנהלה
נראה כי בחברות רבות רווחת הציפייה, שמנהלים יהיו מצוידים בכל הכישורים הדרושים כדי להתגבר על מכשולים כאלה בקלות. אחרי הכל, מדובר באנשים שגויסו בזכות כישוריהם, הכשרתם והתאמתם לתפקיד. יכולתם להשיג ביצועים מצוינים באופן מיידי נתפסת כמובנת מאליה.
בעוד שחברות רבות עדיין צריכות להבין את החשיבות הגדולה שבהשקעה מוקדמת בהצלחתם של מנהלים חדשים בארגון, יש חברות שכבר הטמיעו את הצורך בתהליך.
דוגמאות
המגזין HR סקר את גישתה של חברת Johnson & Johnson, שבה נבנית תוכנית onboarding ספציפית לכל עובד מגויס או מקודם.
מגויסים חדשים, נכנסו למסלול חניכה שונה מזה שאליו נכנסו אלה שקודמו מתוך הארגון; תהליך החניכה שנבנה למגויסים הפנימיים, הותאם גם לפערי הכישורים שלהם, שהחברה גילתה כתוצאה מתהליך ניהול הביצועים.
סקר של Johnson & Johnson גילה שמנהלים שעברו תהליך חניכה, העריכו את ביצועיהם כטובים יותר בכ-30%-40% מכפי שהיו אילולא תהליך החניכה.
חברת Bristol-Myers Squibb "תפרה" את תהליכי הקליטה והחניכה שלה בהתאם למידע שנאסף על המגויס במהלך תהליך הגיוס. מתוך הבנה שאפילו המועמד הטוב ביותר יסבול מפערים מסוימים.
החברה מארגנת את משאבי האימון הנדרשים כדי לסייע למנהלים החדשים להשלים פערי ידע או כישורים שעלו בשלבי ההערכה והראיונות. משאבים אלה זמינים למנהל החדש החל מיומו הראשון בעבודה, והם מוסיפים להיות זמינים במשך מספר חודשים. גישה זו הובילה לשיפור דרמטי בשימור מנהלים חדשים בחברה, וכתוצאה מכך, לחיסכון של מיליוני דולרים.
נהלי עבודה מומלצים
יש שתי דרכים לכישלון בטוח:
- ניסיון לתקן גיוסים כושלים באמצעות תהליך ה-onboarding
- התפשרות על גיוס שהוא פחות מאופטימלי, מתוך מחשבה שתהליך ה-onboarding המצוין של החברה כבר "יסגור את הפער".
ברגע שהבחירה הטובה ביותר בוצעה, המרכיב העיקרי של הסיוע למנהל החדש להיכנס לתפקיד באופן חלק הוא התהליך של פיתוח מנהלים ממוקד, הקרוי גם onboarding coaching - אימון קליטה וחניכה.
במסגרת זו, אל המנהל החדש מוצמד מומחה שהוכשר לסייע לאנשים בפיתוח התנהגויות, כישורים ומיומנויות. צורה זו של פיתוח מנהלים מבטיחה שהמגויס יבין את מהות התרבות הארגונית החדשה שהוא נכנס לתוכה, ויפתֵּח אסטרטגיות התנהגותיות להשתלבות באותה תרבות ולכניסה חלקה ומהירה לתפקיד.
אימון קליטה וחניכה הוא אפקטיבי ביותר כאשר הוא מתחיל במהלך החודש-חודשיים הראשונים של המגויס בתפקידו החדש, או ברגע שעובד מקודם לתפקיד ניהולי חדש.
חברות המעסיקות מאמנים ניהוליים למטרות קליטה וחניכה, מעוניינות בעיקר בארבע תוצאות, המושגות על-ידי שימוש מושכל בכלים הידועים כ"אינטליגנציה רגשית" (EQ):
שילוב העובד החדש בתרבות הארגונית
- פיתוח העובד במספר תחומים הקשורים להצלחה בתפקיד החדש
- סיוע לתקשורת חיובית
- הבטחת קשרי עבודה חיוביים עם הצוות ועם פונקציות פנימיות/חיצוניות אחרות
מידע רלבנטי הנצבר במהלך תהליך בחירת המועמדים, נחוץ לשם בניית תהליך onboarding ממוקד.
בכדי למקד את התהליך חייבות להיות בורות התפוקות המצופות מהמנהל ועליהן להיות מובהרות על ידי כל הצדדים הלוקחים חלק בתהליך.
לבסוף, אימון קליטה וחניכה מניב את התוצאות הטובות ביותר כאשר הוא מתנהל במשך לפחות שלושה עד שישה חודשים מיום הגיוס או הקידום. מרבית האנשים מסתגלים לאט למצבים ואתגרים חדשים. הלחץ הגדול הכרוך בכניסה למשרה חדשה, עלול להפוך את ההסתגלות הזו לקשה עוד יותר ולהגביל את יכולתו של מנהל חדש לממש בביצועיו את מלוא הפוטנציאל שלו.
אימון קליטה וחניכה מספק מנגנון מעקב ובקרה תומך, המאפשר למנהל החדש קבלת משוב מהיר ואובייקטיבי לגבי מידת עמידתו ביעדים.
מחשבות לסיכום
תהליך קליטה וחניכה למנהלים הוא השקעה חיונית לחברות. התשואה המתוארת על-ידי חברות שביצעו את התהליך, פשוט גבוהה מכדי לטעון אחרת. דוגמאות מתועדות מוכיחות שתהליך קליטה וחניכה למנהלים חדשים ממזער את הסיכוי לעזיבות וחילופי כוח אדם יקרים, בכך שהוא עוזר למגויסים למצוא את דרכם בתחומים הקריטיים ביותר להצלחה ולשימור בתפקיד.
התהליך עוזר לחברות גם להימנע משני מצבי קיצון טיפוסיים:
אנשים שהסתגלותם לתפקיד החדש איטית במיוחד, ואנשים המנסים להתקדם כה מהר שהם שורפים גשרים ומעוררים ניכור או עוינות מצד עמיתיהם.
עבור רוב החברות, אם כן, הברירה היא בין הפסד של מיליוני דולרים בשל תפוקה נמוכה ותחלופת עובדים גבוהה, לבין השקעת כמה אלפי דולרים על-מנת למנוע תוצאות כאלה.
כשמסתכלים על המספרים, קשה להבין איך זה שתהליך onboarding למנהלים עדיין אינו הדבר המובן מאליו במרבית הארגונים.
עדיין אין תגובות.