מאת: בראיין פלאץ
תהליך קליטת עובדים חדשים, הידוע בשמו המקצועי באנגלית "Onboarding", הוא קריטי: לעולם לא תקבלו הזדמנות שנייה לתת רושם ראשוני טוב לעובד חדש, והעסק שלכם חייב לעשות הכל כדי לוודא שמגוייסים חדשים יחושו רצויים, מוערכים, ומוכנים למה שמצפה להם בתהליך הקליטה.
ארבע נקודות המפתח הבאות יעזרו לכם להעלות את אנשי הצוות החדשים שלכם על המסלול במהירות ובצורה חלקה ככל האפשר, כך שיוכלו להתחיל לתרום להצלחת הארגון כמה שיותר מהר.
היכרות שוברת את הקרח
חברה טובה שלי שהתחתנה לא מזמן והצטרפה למשפחה גדולה במיוחד, מצאה את עצמה המומה קלות לנוכח הכמות העצומה של פנים חדשות, שמות ומערכות קשרים. כדי להקל עליה, אחד הדודים טובי הלב הכין עבורה חבילת כרטיסים, כאשר על כל כרטיס מתנוססת תמונה ולידה שם האדם שבתמונה, הקשר המשפחתי שלו לחתן, מקום מגוריו ומקצועו. הודות למאמציו, היא ידעה שהאישה שהשתכרה בחתונה הייתה האחיינית של חמותה החדשה. גישה דומה תעזור למגויסים החדשים להתוודע אל "אילן היוחסין" הארגוני ולהימנע ממצבים מביכים כמו לבקש מאדם זר עזרה עם מכונת הצילום ואז לגלות שזה המשנה למנכ"ל. במקום כרטיסים, אזור המציג את עובדי החברה באתר האינטראנט שלה יעשה את העבודה או סתם לוח מודעות פיזי פשוט על קיר מרכזי, עם תמונות של הצוות, שמות ותפקידים.
תהליך אוריינטציה מעניין ופשוט
תקופת האוריינטציה יכולה להיות מורכבת ולא יציבה. חשבו על החוויה מזווית המבט של העובד החדש, ואז נסו להפוך את החוויה לכיפית, מעניינת, חסרת כאב, מרגשת ופשוטה ככל האפשר. אם תעשו כך, חבר הצוות החדש שלכם יחוש מוערך, רצוי, מתעניין ונרגש. אם תגרמו לעובד שלכם לחוש רגשות כאלה כבר מהרגע הראשון שלו בחברה, הוא ירצה לעשות עבורכם עבודה מצוינת ולהוסיף ערך רב לחברה. פתרון קל אפשרי הוא להעלות לאתר האינטראנט לו"ז אוריינטציה אישי חדש עם חומרים נלווים, טפסי הטבות, שאלות נפוצות על החברה וכדומה, ולשלוח לעובד החדש אימייל עם לינק לשם לפני שהוא מגיע לחברה ביום הראשון. זה יעזור לו לפוגג חרדות ולהתחיל ברגל ימין.
לא ל"לימוד בדרך הקשה"
בכל מקום עבודה קיימים כללים, הטבות ובונוסים, ניואנסים ומסורות משלו. אל תתנו לעובד החדש שלכם ללמוד את כל הדברים האלה בדרך הקשה. אם יש כלל בחברה שעל-פיו בימי חמישי העובדים מתייצבים בלבוש פחות מעונב, למשל, ודאו שכל העובדים החדשים יודעים את זה ושלא יופיעו ביום החמישי הראשון שלהם בחברה בחליפה מחויטת כשכל שאר העובדים מגיעים בטי-שרט. כל חברה מציעה בונוסים והטבות משלה. הם יהיו בעלי ערך רב אף יותר אם תדאגו שהעובד החדש יודע עליהם כבר בהתחלה. תנו לעובדים החדשים אפשרות לבצע מעקב ללא קושי ולדעת למה הוא זכאי ומתי. טיפ זה נוגע לא רק להטבות פיננסיות אלא גם להטבות חברתיות: אם החברה שלכם משתתפת בליגת כדורגל למקומות עבודה, למשל, ודאו שהעובד החדש יודע זאת מהרגע הראשון. קליטת האדם השלם ולא רק אוסף של כישורי עבודה, תעזור לעובדים חדשים להיטמע יותר מהר בתרבות הארגונית. ושוב, פרסמו בכתב, במקום מרכזי ונוח את מערכת הכללים והפרוצדורות הנהוגים בארגון. אזכורים בעל-פה במהלך פעילות מרתונית של אוריינטציית עובד חדש, יכולים בקלות לעבור ליד אוזנו של העובד ולהישכח מהר, בייחוד ביומו הראשון של העובד בחברה. בדומה לכך, חבילת דפים עלולה להגיע בטעות למכונת הגריסה או להיעלם בדרך אחרת. דף מקוון, הנתון לעדכונים שוטפים ותמיד נגיש, הוא הפתרון הטוב ביותר לשיתוף מידע.
תהליך אוריינטציה אישי
אל תהפכו את היום הראשון בעבודה ליום של ניירת. במקום זאת, העמידו בראש סדר העדיפויות יצירת קשרים עם עמיתים עיקריים בחברה. כדאי שתשקלו הקצאת מלווה לכל עובד חדש, כדי שהעובדים החדשים יקבלו תחושה של אופי החברה. הרשמים הראשונים הללו יהיו בעלי השפעה עצומה על חווייתו של העובד החדש בארגון, כך שעליכם לוודא שזה יהיה יום טוב ונעים עבורו. כמובן שאי-אפשר להתחמק לגמרי מקצת "טופסולוגיה" ביום הראשון או לפניו. זכרו שכשהעובד החדש יחזור הביתה ויספר למשפחתו על היום הראשון בעבודה, כדאי שהוא יוכל לספר משהו קצת יותר מרגש מאשר "מילאתי 30 טפסים". בכל הנוגע למסמכים – כדאי שהמסמכים החשובים כבר יהיו מוכנים אצלכם עוד לפני היום הראשון בעבודה. לגבי כל השאר, צרו אזור באתר החברה שממנו יוכל העובד החדש להוריד חומרים הדרושים לו בכל עת שיצטרך. ברגע שהוא יתאקלם במקום העבודה החדש, שלחו לו תזכורת באימייל לגבי העניין ועודדו אותו לבקר באתר האינטראנט.
בכל הקשור לקליטת טאלנטים חדשים, רשת האינטרנט היא הכלי החזק ביותר בארגז הכלים שלכם. מערכת קליטה מבוססת-רשת תאפשר לכם לפשט ולנהל כל שלב משלבי התהליך, ובכך תסייע לכם לגרום לעובד החדש לחוש שהוא מוערך ומקבל תמיכה.
הוכח כבר שעובדים מרוצים הם עובדים פרודוקטיביים יותר. תהליך קליטה נכון, התומך בעובד ומקל עליו את ההתאקלמות, יתרום להשגת המטרה הזו.
גיוס עובדים נראה מעולה בעיצוב החדש שלו.
מדהים…
כל כך הרבה פעמים גיוס "נופל על הקליטה".
גיוס עובדים זו עבודה למקצוענים
מגניב